檔案管理要全而細(xì)

張民珍

【案例回放】

某項(xiàng)目采購結(jié)果公示后，受到供應(yīng)商的質(zhì)疑，在復(fù)核采購有關(guān)情況時(shí)，發(fā)現(xiàn)采購活動(dòng)記錄不夠完整，采購資料未能及時(shí)歸檔，導(dǎo)致質(zhì)疑處理缺乏有力證據(jù)，采購中心花費(fèi)了大量時(shí)間收集相關(guān)采購資料，險(xiǎn)些造成法定時(shí)間無法回復(fù)的后果。

【案例分析】

本案中，因?yàn)椴少徺Y料歸檔不夠及時(shí)、齊全，個(gè)別關(guān)鍵證據(jù)險(xiǎn)些遺失，明顯增加了采購質(zhì)疑處理的困難，為采購工作的開展帶來了極大的風(fēng)險(xiǎn)。政府采購檔案是政府采購活動(dòng)的真實(shí)記錄。如果項(xiàng)目經(jīng)辦人平時(shí)不及時(shí)收集整理，工作忙，項(xiàng)目多，資料就可能會(huì)張冠李戴，前后資料混在一起，更有甚者文件資料散失，導(dǎo)致政府采購資料不完整，人為降低了政府采購檔案的質(zhì)量。

《政府采購法》第42條對(duì)采購檔案的內(nèi)容做出了明確規(guī)定：“采購文件包括采購活動(dòng)記錄、采購預(yù)算、招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)、評(píng)估報(bào)告、定標(biāo)文件、合同文本、驗(yàn)收證明、質(zhì)疑答復(fù)、投訴自理決定及其他有關(guān)文件、資料。采購活動(dòng)記錄至少應(yīng)當(dāng)包括下列內(nèi)容：（一）采購項(xiàng)目類別、名稱；（二）采購項(xiàng)目預(yù)算、資金構(gòu)成和合同價(jià)格；（三）采購方式，采用公開招標(biāo)以外的采購方式的，應(yīng)當(dāng)載明原因；（四）邀請(qǐng)和選擇供應(yīng)商的條件及原因；（五）評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)及確定中標(biāo)人的原因；（六）廢標(biāo)的原因；（七）采用招標(biāo)以外采購方式的相應(yīng)記載。”

因此，整理政府采購檔案，只收集整理預(yù)算、招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、定標(biāo)文件、合同文本等采購文件是不夠全面的，不僅要收集中標(biāo)人的投標(biāo)文件，也要收集未能中標(biāo)的所有參加投標(biāo)供應(yīng)商的投標(biāo)文件，如收集不全，或有的沒有入檔，等用到時(shí)才發(fā)現(xiàn)沒有收集，往往追悔莫及。

【案例思考】

如何規(guī)范檔案管理工作？筆者認(rèn)為應(yīng)從以下方面著手：

第一，領(lǐng)會(huì)和掌握政府采購檔案整理的正確方法。

一是各盡其責(zé)，及時(shí)收集。政府采購資料要從源頭抓起，項(xiàng)目經(jīng)辦人在做好項(xiàng)目的同時(shí)要注意收集本項(xiàng)目招標(biāo)活動(dòng)的一切資料。如委托單、采購工作方案、招標(biāo)公告、招標(biāo)文件、投標(biāo)文件等采購文件的收集，使本項(xiàng)目在采購活動(dòng)期間，都能夠按照《政府采購法》和本地政府采購檔案管理辦法的要求收集政府采購文件資料及相關(guān)的活動(dòng)記錄。做到本項(xiàng)目活動(dòng)進(jìn)行到哪兒，項(xiàng)目檔案就及時(shí)收集到哪兒，保證采購文件的原始資料收集無誤。

二是明確時(shí)限，及時(shí)送交檔案資料。項(xiàng)目經(jīng)辦人在采購活動(dòng)結(jié)束以后在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)要將收集好的采購文件資料，及時(shí)送交給政府采購檔案的監(jiān)管員，監(jiān)管員在收到資料時(shí)要檢查和收集簽訂的合同 。

三是明確要求，及時(shí)整理政府采購檔案。政府采購檔案的專管員在接受監(jiān)管員移交的歸檔資料時(shí)應(yīng)逐件針對(duì)以下情況進(jìn)行檢查：同一事由的文件是否辦理完畢,是否收集在一起,是否是生效文件；采購文件材料是否齊全完整，有無缺頁少項(xiàng)，有無使用圓珠筆、純藍(lán)墨水鋼筆等易褪色筆等；歸檔的采購項(xiàng)目文件，是否符合本次采購形成規(guī)律和特點(diǎn)等。然后進(jìn)行登記，及時(shí)進(jìn)行條理化的分類、排列、編目、裝訂，使政府采購項(xiàng)目檔案由零亂到系統(tǒng)、由粗放到精細(xì)。

四是健全流程，明確手續(xù)，及時(shí)移交政府采購檔案。即采購文件整理完畢，移交至檔案室統(tǒng)一保管時(shí)，雙方應(yīng)明確手續(xù)。具體操作方法是整理人應(yīng)預(yù)先制作采購檔案移交表（一式兩份），雙方清點(diǎn)移交后簽名蓋章，各自保存一份。

第二，要大力宣傳采購檔案管理的重要性。搞好政府采購檔案工作，需要加強(qiáng)對(duì)《檔案法》及《政府采購法》有關(guān)規(guī)定的宣傳，提高政府采購部門的檔案意識(shí)和法制觀念，創(chuàng)造一個(gè)良好的政府采購檔案工作的外部環(huán)境，形成自覺依法加強(qiáng)檔案管理、主動(dòng)為社會(huì)經(jīng)濟(jì)服務(wù)的工作秩序。

第三，檔案管理人員不僅要掌握檔案的收集、整理、保管，而且還要學(xué)會(huì)分類登記、文字說明、檔案排列上架。

第四，要建立健全各項(xiàng)檔案管理制度，并將內(nèi)部工作崗位制固定下來。

一是要明確職責(zé)與分工。采購業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)在政府采購項(xiàng)目執(zhí)行過程中認(rèn)真收集并妥善保管采購文件和記錄；檔案部門人員負(fù)責(zé)檔案的審核、立卷、歸檔、貯存和管理工作，并負(fù)責(zé)定期制作項(xiàng)目歸檔情況明細(xì)表；項(xiàng)目的采購文件及記錄未移交前，由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人和經(jīng)辦人員對(duì)項(xiàng)目資料的真實(shí)性、完整性、有效性負(fù)責(zé)并妥善保管，移交后由檔案人員負(fù)責(zé)。

二是嚴(yán)格管理借閱制度。因工作需要確需借閱政府采購項(xiàng)目檔案的，應(yīng)辦理借閱手續(xù)，經(jīng)有權(quán)人審批同意后，方可借閱。借閱人借閱應(yīng)規(guī)定一定的時(shí)限，借閱期間，借閱人對(duì)所借檔案的真實(shí)性、完整性負(fù)責(zé)，防止涂畫、拆封、調(diào)換、遺失、損壞等情況的發(fā)生。

三是明確歸檔要求。檔案歸檔應(yīng)注意保證貯存場(chǎng)所的清潔衛(wèi)生，做好防蟲、防濕、防火、防盜工作；應(yīng)按照歸檔內(nèi)容要求負(fù)責(zé)收集、整理、立卷、裝訂、編制目錄、保證項(xiàng)目檔案的標(biāo)識(shí)清晰有效；檔案應(yīng)按照年度編號(hào)順序進(jìn)行組卷，卷內(nèi)檔案材料按照政府采購工作流程的順序排列，依次為項(xiàng)目立項(xiàng)準(zhǔn)備、項(xiàng)目招標(biāo)、項(xiàng)目開標(biāo)、項(xiàng)目評(píng)審、招標(biāo)結(jié)果、項(xiàng)目合同、項(xiàng)目驗(yàn)收的文件資料及其他資料。

四是要嚴(yán)格控制銷毀程序。檔案經(jīng)辦人員提出檔案銷毀清單及銷毀意見并提出申請(qǐng)，經(jīng)科室領(lǐng)導(dǎo)審核同意后，上報(bào)給中心領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（作者單位：江蘇省政府采購中心）